Um smartwatch ilustrado

Produtividade

Qual é a sua personalidade em relação à gestão do tempo?

Reading Time: 6 minutes

O segredo para uma gestão do tempo bem-sucedida é trabalhar de acordo com os pontos fortes da sua personalidade. Então, é um super-herói, uma diva, um burro de carga, alguém que diz sim a tudo ou um perfecionista? Matthew Jenkin relata

 

Desde formadores a aplicações, não existe fim à vista para os produtos e serviços que prometem ajudá-lo a gerir o seu volume de trabalho e aumentar a sua produtividade. Mas, porque é que a Luísa do Departamento de Marketing concluiu as tarefas em mãos até ao fim da hora de expediente, enquanto você mal conseguiu fazer metade das suas tarefas quando o relógio anuncia as 5 da tarde? Porque uma gestão do tempo eficiente não é determinada pelo número de horas que trabalhamos – está sim relacionada com as nossas personalidades.

Há muito que as entidades patronais suspeitam que não existe uma abordagem única e os testes de personalidade, como o Indicador de Tipos de Personalidade de Myers-Briggs (MBTI) (1), tornaram-se numa forma popular de as empresas avaliarem os seus funcionários. Muitos afirmam que o sucesso do MBTI reside na sua simplicidade. Com 93 perguntas, formuladas de certa forma com base no trabalho de Carl Jung, pode dividir os funcionários em 16 tipos distintos: combinações de introvertidos, extrovertidos, pensadores, sentimentalistas, os críticos e os perspicazes.

A consultora de gestão e especialista comportamental, Beverly Flaxington, afirma que, de forma a que qualquer método de gestão do tempo seja bem-sucedido, devem ser tidos em conta os comportamentos individuais das pessoas no trabalho.

"Lembro-me de ter contratado alguém há alguns anos para me ajudar na organização e a ser mais eficiente. Colocaram tudo em caixas e esconderam-nas", afirma. "Bem, eu sou uma pessoa muito visual, gosto de ter as coisas à minha frente, pelo que bloqueei. Mal conseguia trabalhar. Foi nessa altura que comecei a aperceber-me que isto tem que estar orientado em torno do estilo da personalidade natural de cada pessoa".

Assim, quais são os cinco tipos de personalidade mais comuns, e como é que cada tipo consegue gerir o seu comportamento para melhorar a respetiva gestão do tempo?

1. O super-herói

Tal como a Mulher Maravilha ou o Super-Homem, esta pessoa verá um edifício em chamas e correrá em direção a ele sem esperar pela chegada dos bombeiros. Se lhes dermos uma lista de tarefas aparentemente impossíveis, elas terão as tarefas todas concluídas num piscar de olhos. No entanto, o calcanhar de Aquiles é que, no seu esforço por limparem as respetivas agendas do dia, podem falhar alguns aspetos, afirma Flaxington.

Transformação da gestão do tempo: estas pessoas estão orientadas para os resultados e normalmente agem sem ponderarem o suficiente a urgência ou a importância da tarefa, afirma Susy Roberts, formadora executiva e fundadora da empresa de consultoria de desenvolvimento pessoal Hunter Roberts(2). Ela aconselha as pessoas com este tipo de personalidade a recuarem um pouco e pensarem cuidadosamente sobre o que deve ser feito primeiro, em vez de fazerem as coisas de imediato assim que abrem as respetivas caixas de correio.

Stephen Covey, autor de Seven Habits of Highly Effective People(3), concorda e sugere a classificação das tarefas de acordo com quatro categorias: importante/não importante e urgente/não urgente.

2. A diva

São pessoas divertidas numa festa do escritório mas, considerando o tempo que passam a conversar, é de admirar que as pessoas com este tipo de personalidade consigam fazer alguma coisa. Podem ser pessoas animadas, simpáticas, conversadoras e divertidas, mas o dia escapa-lhes por entre os dedos com poucas tarefas iniciadas, quanto mais concluídas. Roberts afirma que a tendência natural destas pessoas em enaltecer os respetivos sucessos pode dar a impressão de serem mais produtivas do que na realidade são.

Flaxington observa: “E de repente… o tempo passou. Pensavam que iam conseguir fazer 15 coisas hoje mas estiveram a conversar, a desfrutar de si mesmos e nem repararam no tempo a passar".

Transformação da gestão do tempo: estas pessoas são as que realmente beneficiam de terem uma estratégia. Se tiver um grande projeto em mãos, aconselha Flaxington, divida-o em pequenas tranches, coloque as tarefas no calendário e crie lembretes. Um calendário principal regista os seus eventos profissionais e pessoais num lugar, fazendo com que o agendamento seja mais rápido e simples, o que resulta em menos reagendamentos.

A gestão do e-mail também é crucial. Em média, mais de um quarto do dia de um funcionário é passado a responder e a ler e-mails, de acordo com uma pesquisa realizada em 2012 pelo McKinsey Global Institute(4). A pesquisa concluiu que o e-mail é a segunda atividade que mais tempo dos funcionários consome, logo a seguir às "tarefas específicas da função".

Num artigo para a Fast Company(5), Zach Hanlon, especialista em marketing e vendas, afirma que o segredo é parar de "organizar" os e-mails por assunto e começar a pensar nos e-mails em termos de prazos. Ele propõe uma mudança, deixar de encarar a caixa de correio como uma lista de tarefas, e criar cinco pastas com base na urgência/importância cronológica.

Um modelo de um homem pequeno a caminhar nos ponteiros de um relógio.

 

3. O burro de carga

De forma lenta e segura vencem a corrida com este tipo de personalidade. Ponderam tudo ao pormenor, são cuidadosos e metódicos, e bastante independentes no que se refere à forma como executam as tarefas, explica Roberts. Assim, planificam e definem prioridades muito bem, mas podem ser encarados como pessoas excessivamente cuidadosas, enquanto outras pessoas podem ficar frustradas com a sua inércia. A sua dedicação ao trabalho também pode conduzir a uma falta de vontade em partilhar o fardo do trabalho.

Transformação da gestão do tempo: “Delegar uma tarefa e confiar em alguém para a executar não está pura e simplesmente no seu ADN”, afirma Flaxington. “Assim, analise o seu dia e escolha as três ou quatro coisas mais importantes nas quais precisa de concentrar a sua atenção. Isole aquilo que sabe que tem mesmo de fazer e decida quais são as tarefas que pode delegar."

Delegar parece ser um problema comum. Um estudo de 2007 acerca da gestão do tempo(6) concluiu que perto de metade das 332 empresas inquiridas estavam preocupadas com as capacidades de delegação dos seus funcionários. Num artigo para a Inc(7), Jayson DeMers – fundador e CEO da empresa de marketing de conteúdos AudienceBloom – oferece aconselhamento para os líderes que estão a enfrentar problemas com a delegação. Além da definição de prioridades, ele sugere atribuir tarefas aos funcionários com mais competências para as mesmas em vez de atribuir o volume de trabalho mais leve, por exemplo.

4. Alguém que diz sim a tudo

Os membros de equipas perfeitos, tudo o que estas pessoas querem é ajudar e apoiar os seus colegas. Partilhar é cuidar, é claro, mas o perigo é que este tipo de pessoas são relutantes em dizer não e podem acabar por aceitar mais tarefas do que aquelas que podem executar. Assim, acabam por ter um horário de trabalho extremamente longo ou por falhar os prazos, explica Roberts.

Transformação da gestão do tempo: Aprenda a dizer Não, afirma a psicoterapeuta e "life coach" Hilda Burke(8). "Desafiar este tipo de programação de trabalho pode demorar algum tempo, mas é possível", afirma. E se ainda está a lutar para se controlar e se sente sobrecarregado, então é importante fazer pausas."

Parece óbvio, mas as pesquisas têm concluído que fazer pausas regulares aumenta a produtividade. A DeskTime, uma aplicação sobre produtividade que regista a utilização do computador por parte dos funcionários, concluiu que a duração ideal de uma pausa é de 17 minutos. E em 1999, o Laboratório de Pesquisa Ergonómica da Universidade de Cornell utilizava um programa informático para lembrar aos funcionários que deveriam fazer pausas curtas.

O projeto concluiu(9) que “os funcionários que recebiam os alertas [lembrando-os para fazerem uma pausa do trabalho] eram, em média, 13% mais precisos no seu trabalho do que os colegas que não eram lembrados de fazer uma pausa”. Este método simples, mas eficaz, tem dado origem a muitas aplicações, desde a Marinara Timer(10) até à PomoDone(11).

5. O perfecionista

As pessoas com este tipo de personalidade podem ser as que demoram mais tempo a concluir uma tarefa mas, tal como o nome sugere, o seu foco está na qualidade e não na quantidade. Flaxington explica que, uma vez que a exatidão é tão importante para elas, estas pessoas têm tendência para se sentirem sobrecarregadas e defrontam dificuldades se tiverem demasiadas tarefas em mão. E ficam muito stressadas se tentar forçá-las.

Transformação da gestão do tempo: O excesso é o inimigo número um dos perfecionistas, por isso uma caixa de correio confusa, cheia de mensagens não lidas, pode ser uma visão aterradora. Com a previsão do aumento do tráfego de e-mail em 4%(12) ao ano, quanto mais cedo o problema for resolvido, melhor. No entanto, existem várias formas para lidar com uma sobrecarga de e-mails.

Um dos métodos mais conhecidos é denominado "caixa de correio zero" – através do qual mantém a caixa de correio sempre vazia ou quase vazia. A execução deste método talvez seja ele próprio um emprego, mas o inventor, Merlin Mann, afirma(13): temos cinco opções à escolha quando nos deparamos com uma nova mensagem: eliminar, delegar, responder, adiar ou fazer. Este método transforma de forma eficiente a sua caixa de correio numa lista de tarefas, envolvendo escolhas difíceis acerca da definição de prioridades e da execução das tarefas com eficiência.


 

Matthew Jenkin é um jornalista freelancer inglês e o antigo editor do Guardian Careers, o site da comunidade de emprego e mudança de carreira do jornal The Guardian

Fontes:

(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/

(2) http://www.hunterroberts.com/

(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823

(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy

(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need

(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when

(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html

(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress

(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html

(10) http://www.marinaratimer.com/

(11) https://pomodoneapp.com/

(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk