A ciência por detrás da sua escolha de escritório

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A ciência pode explicar a sua relação de amor/ódio com o escritório

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Da temperatura do seu cubículo à arte exposta nas paredes, pode achar que o seu gosto em relação ao design do escritório é tão único como você mesmo. Ainda assim, é mais influenciado por determinados fatores do que possa pensar. Aqui, Etan Smallman investiga como a nossa geração, sexo e cultura desempenham um papel

 

No que se refere ao espaço do escritório, o paraíso de um funcionário pode ser o purgatório de outro funcionário. Um plano aberto e minimalista pode também ser percebido como clínico e sem alma. Um lugar que para si é pessoal e aconchegante pode parecer desordenado e perturbador para o colega da secretária ao lado.

O problema é que raramente a mesma opção é adequada para todos. As nossas preferências em relação ao escritório – desde a iluminação até à disposição da secretária e proximidade da janela – podem ser influenciadas por tudo, desde a nossa idade e sexo até ao nosso contexto cultural, tipo de personalidade e estilo de trabalho.

E quer a sua prioridade comercial seja incentivar a criatividade ou maximizar a produtividade, a otimização do ambiente pode ser um fator crítico. Afinal, trata-se de muito mais do que apenas estética. Inúmeros estudos estabeleceram uma relação entre escritórios bem concebidos e o compromisso, o desempenho e a inovação dos funcionários(1). As empresas pioneiras, por exemplo, têm cinco vezes mais probabilidades de terem locais de trabalho que dão prioridade aos espaços de trabalho individuais e coletivos(2).

Regus Sarona em Tel Aviv oferece um espaço de coworking adequado para trabalhar individualmente

 

A diferença entre sexos

O sexo é um dos fatores que influencia as preferência no design do escritório. E começa por algo pequeno: a temperatura. Um estudo de 2015 na publicação Nature(3) concluiu que as mulheres são adequadas a uma temperatura média no escritório cerca de 3 °C mais quente do que os homens.

Isto devido ao facto de as mulheres terem uma taxa metabólica significativamente inferior à dos homens. Os homens tendem a estar confortáveis com uma temperatura de cerca de 22 ºC, enquanto as mulheres acham frequentemente que esta temperatura é um pouco fria. O problema é, como o The Guardian explicou(4), que o controlo climatérico nos edifícios de escritórios é baseado num padrão de conforto definido pela primeira vez na década dos anos 60 que, por sua vez, estava baseado na taxa metabólica de um homem com 40 anos de idade e 70 kg de peso.

No que se refere a outras preferências determinadas pelo sexo, a investigação também sugere que as mulheres podem sentir-se mais confortáveis num espaço de escritório fechado e compartimentado em vez de espaços de plano aberto. De acordo com um estudo publicado em Gender, Work and Organization, os trabalhadores de escritório estavam mais conscientes da sua visibilidade e muitas vezes achavam que esta situação era perturbadora em vez de libertadora.

A autora Dra. Alison Hirst, da Anglia Ruskin University no Reino Unido, afirma, “As mulheres, em particular, ficam ansiosas com a ideia de estarem a ser constantemente observadas, e sentem que devem vestir-se de uma determinada forma.”(5)

Numa perspetiva mais abrangente, um estudo nos EUA(6) demonstra que “sugestões de identidade do ambiente” podem ter impacto na participação dos sexos no local de trabalho.

“Caminhar numa escola adornada com simbologia do cristianismo pode fazer com que um aluno não religioso tenha reservas em inscrever-se,” explica uma das autoras do estudo, Sapna Cheryan. “Conduzir numa cidade com lojas de bicicletas e barras para o tejadilho em todos os carros pode tornar essa cidade não apelativa para aqueles que não se consideram entusiastas da vida ao ar livre. Entrar numa loja com música de dança alta pode indicar aos compradores com mais idade que estariam fora do lugar ali."

Acrescenta: “Note que estes ambientes físicos, apesar do caráter de exclusão para alguns, podem ser acolhedores para outros – designadamente, para aqueles aos quais as sugestões de identidade do ambiente indicam inclusão. Ambientes que são incompatíveis com uma das mais proeminentes identidades sociais, por exemplo, o sexo e a raça."

Num ambiente de escritório, pode encontrar várias sugestões de identidade do ambiente – Por exemplo, todas as salas de conferência foram batizadas com o nome de homens notáveis? A arte nas paredes não representa mulheres?(7)

Regus Gati em Jerusalém

Regus Gati em Jerusalém mantém uma decoração neutra para ambos os sexos

 

A diferença entre gerações

Então e a idade? Tem alguma influência na sua preferência no design do escritório? Existem evidências de um fosso entre gerações, com alguns inquéritos a demonstrarem que os trabalhadores mais jovens são mais sensíveis a disposições menos corretas do escritório – ou talvez apenas menos dispostos a tolerá-las.

De acordo com um estudo do ano passado realizado pela Ipsos, 76% dos trabalhadores entre os 18 e os 34 anos de idade afirmaram que o design do escritório tinha influência na forma como se sentiam em relação à empresa, em comparação com os 39% em idades superiores a 55 anos(8). E mais de um quinto dos trabalhadores entre os 18 e os 24 anos de idade deixaram um emprego devido ao mau design do escritório, de acordo com um inquérito(9).

Os trabalhadores com mais idade também têm preferências que não devem ser ignoradas. Estima-se que os "Baby boomers" (aqueles que nasceram entre o início dos anos 40 e meados dos anos 60) ainda constituam cerca de um quarto da força de trabalho e estão a passar mais tempo no escritório do que nunca, o que origina um fosso entre gerações cada vez maior nos nossos escritórios.

Enquanto os seus colegas mais jovens classificam "a qualidade das salas de reuniões" como o fator menos importante para um escritório excelente, os "Baby boomers" têm uma visão quase oposta(10). Um estudo efetuado pela Davenport(11) demonstra uma preferência entre os "Baby boomers" por escritórios fechados – em particular durante o desenvolvimento de trabalho individual que envolve tarefas de concentração, enquanto uma investigação de uma prognosticadora de tendências, a Springwise(12), demonstra que beneficiam de alternativas ao trabalho baseado em ecrã para criar, processar e armazenar informações.

De acordo com um relatório dos designers industriais Knoll, "Estas prioridades em mudança vão dinamizar uma mudança fundamental no design do escritório, afastada da mera função e processo de trabalho de suporte. O espaço de trabalho do futuro precisará de oferecer uma "experiência" de trabalho consistente e motivadora que suporte uma ampla escolha de estilos de trabalho e um fluxo de trabalho simplificado, independentemente da localização."

A diferença cultural

As atitudes em relação à disposição do espaço de trabalho e à densidade também variam significativamente de país para país. Por exemplo, os funcionários nas cidades chinesas são utilizados para trabalharem em cerca de um terço do espaço dos seus colegas na Europa e na América(13).

E, de acordo com a Harvard Business Review(14), “na China as pessoas não pensam sobre a privacidade individual da mesma forma que os ocidentais pensam. Os trabalhadores chineses estão mais preocupados com o controlo das informações: manter os dados pessoais privados e procurar refúgio da sensação de estarem a ser observados. Os escritórios que permitem que os trabalhadores tenham as suas costas voltadas para a parede são considerados espaços de grande valor."

Os tipos de espaços de escritório podem variar entre as culturas também. Na França, em comparação com a América, por exemplo, pode ser dedicado mais tempo a reuniões. “[Descobri que] as reuniões francesas tendem a ser muito mais longas, com um debate muito mais conceptual,” afirma a francesa Emma Seppälä, que ensina nas Universidades de Yale e Stanford. Em entrevista ao Business Insider(15), afirma: “As reuniões americanas são sempre do tipo: ‘Você vai fazer isto e você vai fazer isto…’" Em contraste, ela descobriu que, "Existe este foco muito forte na mente dos franceses de que, antes de chegar a uma conclusão, é necessário falar acerca de toda esta teoria, todos estes conceitos e toda esta filosofia.” Um escritório sem um espaço para reuniões adequado não vai ser uma escolha acertada.

Regus Torre Aragonia em Saragoça, Espanha

Regus Torre Aragonia em Saragoça, Espanha, possui espaços semiprivados para trabalho em grupo e reuniões

 

Soluções reguladoras

É fácil ficar atolado na análise das subsecções individuais da sua força de trabalho, mas Neil Usher, autor de The Elemental Workplace, aconselha: “O design de um espaço de trabalho excelente está relacionado com o equilíbrio – raramente é aplicável uma solução oblíqua,” afirma. "O design para um tipo demográfico ou de personalidade é inerentemente restritivo. Os nossos espaços de escritório precisam de refletir a diversidade e a inclusão e, para tal, devem personificar a escolha e a permissão exigida para exercê-la. A principal sugestão: evitar o mito feliz que encontrará na Internet e adotar uma forma de pensar muito mais crítica.

"É possível, em qualquer parte do mundo, em qualquer setor e com qualquer orçamento. As empresas que não estão a fazer isto vão sofrer o impacto, em termos de capacidade individual e coletiva, na eficiência do trabalho e na decisão de as pessoas ficarem ou não."

Joanna Yarker, professora associada de psicologia ocupacional e empresarial na Kingston University, em Londres, afirma que, apesar de muitas empresas estarem a mudar para a opção de ocupação de secretária por ordem de chegada, a maioria dos trabalhadores aprecia a "personalização" – independentemente dos respetivos dados demográficos ou tipo de personalidade.

"O que concluímos é que as pessoas gostam de personalizar o seu espaço e isso pode ser um elemento dissuasor de algumas tensões que experienciam no local de trabalho", afirma. "Se não puder ter coisas na sua secretária, então pode ter uma proteção de ecrã pessoal no seu computador. Isto permite que tenha uma ligação a coisas que valoriza."

Reconciliação de diferenças

Frequentemente, o que é mesmo necessário é apenas mais ponderação. "Por exemplo, se perguntar a alguém que sofre de Síndrome de Asperger, trabalhar num ambiente movimentado pode ser um grande desafio", afirma Yarker. "Pelo que ter um espaço de trabalho sossegado é realmente importante. Se é alguém que sofre de síndrome de intestino irritável, então pensar na localização da sua secretária em relação às instalações é muito importante."

A resposta às exigências de múltiplos fatores, explica, não necessita de envolver mais espaço, mas sim de tornar o espaço à sua disposição mais flexível. "Gestores que modelam as funções, deslocando-se pelas instalações e utilizando diferentes espaços em oposição a estarem presos a uma secretária das 8h00 às 19h00 ajudam a oferecer aos funcionários a coragem necessária para utilizarem o espaço da forma que também eles pretendem", acrescenta.

O compromisso por parte dos funcionários é crucial, explica Sir Cary Cooper, professor de psicologia organizacional e saúde na Manchester Business School. "Permita que o tenham, em vez de o impor", afirma. Se optar por esta última abordagem, não vai funcionar. E eles até podem vir a ter ideias que nunca lhe teriam passado pela cabeça. Desde que recolha os dados, pode reconciliar as diferenças entre aquilo que as pessoas querem e aquilo que pode conceber para os diferentes grupos de pessoas em diferentes partes da empresa."

 


Etan Smallman é um jornalista que vive no Reino Unido.

Fontes:

(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e

(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016

(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741

(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning

(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html

(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender
%20participation%20in%20computer%20science.pdf

(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/

(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html

(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html

(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf

(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre

(12) https://www.regus.co.uk/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/

(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier

(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude

(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T