O design de um escritório é muito mais do que dispor as secretárias e colocar uns quantos vasos de plantas. O jornalista Alexander Garrett fala às equipas da Regus responsáveis por aproveitar os elementos vitais de um espaço de trabalho perfeito
Esqueça as mesas de ping-pong, as salas de meditação e até mesmo as imperiais na área de convívio. Os segredos de um escritório verdadeiro fantástico encontram-se nas camadas mais profundas: no seu design fundamental. De acordo com relatórios, um grande escritório bem concebido pode aumentar a felicidade dos empregados em 33%(1), enquanto que mais de metade dos empregados acredita que a sua produtividade podia melhorar se pudessem desfrutar do ambiente de escritório ideal(2).
As empresas deveriam prestar mais atenção a estas declarações. A pesquisa da Gensler, uma empresa de arquitetura global, demonstra que a falta de produtividade devida a um design deficiente do local de trabalho custou às empresas americanas um valor estimado de 330 mil milhões de dólares no último ano(3).
A Regus conhece estes problemas melhor do que ninguém. Abrimos milhões de metros quadrados de novos espaços de trabalho em todo o mundo anualmente, acrescentando quase diariamente à rede global da empresa mais de 3.100 centros de negócios em 1.000 cidades, em mais de 110 países. Satisfazendo as necessidades de 2,5 milhões de indivíduos que utilizam os nossos espaços de trabalho – não apenas no presente, como também nos anos vindouros – é um desafio que exige uma abordagem imaginativa e um profundo conhecimento do modo como o trabalho está a mudar.
1. Conheça o novo mundo do trabalho
“Um design de escritório ideal é um equilíbrio entre a arte e ciência”, afirma Filippo Sarti que reside na Suíça e é o Responsável Geral dos Serviços de Propriedade e Abertura de Novos Centros da Regus. “A arte é conceber o espaço de modo a ser atrativo e impressionar o utilizador. A ciência está em garantir que o espaço funciona para as empresas que arrendam o espaço e os empregados que o utilizam.”
Ele destaca a posição exclusiva da Regus: oferece espaços flexíveis para uma gama diversificada de clientes em todo o mundo. “Temos de conseguir planear e posicionar a infraestrutura de escritórios que funcione para qualquer possível cliente futuro”, diz ele. "Quais serão as suas necessidades em termos de espaço? Quais serão as suas necessidades em termos de energia e dados? Por quanto tempo irão ficar? E o que acontece quando saírem: as necessidades do ocupante seguinte servirão para o mesmo espaço?”
“As pessoas tendem a pensar no design do escritório apenas como onde colocar as secretárias, mas é muito mais do que isso” afirma Francis Cleary, Diretor de Projetos de Abertura de Novos Centros, Ásia Pacífico na Regus, a residir em Hong Kong. “Trata-se de responder a quando, onde e como as pessoas trabalham. Os trabalhadores de todas as gerações, e não apenas a geração do milénio, estão a descobrir as vantagens do co-working e de se tornarem mais móveis. Os escritórios precisam de ser espaços que promovam a produtividade, a criatividade e a colaboração."
Num inquérito de 2017 da Regus a 20.000 diretores sénior e empresários em todo o mundo, um quinto selecionou os centros de negócios como as localizações mais populares para o trabalho remoto. “Os escritórios de hoje estão a transformar-se num espaço tipo destino”, diz Cleary. “É o local que escolhe para trabalhar porque é onde trabalha melhor.”
Filippo Sarti, Responsável Geral dos Serviços de Propriedade e Abertura de Novos Centros da Regus
2. Escolha o modelo de design
Tal como o design do escritório moderno evoluiu, o mesmo aconteceu com o design da Regus. Comparado com há 30 anos, quando a empresa foi fundada, um novo escritório da Regus tem hoje uma imagem tão diferente como teria um Tesla de 2018 comparado com um Honda Accord de 1999.
Os novos centros de negócios baseiam-se num de vários designs. A localização e os potenciais futuros clientes determinam a opção escolhida. “Os nossos clientes vão desde a geração milénio de start-ups de tecnologia e indústrias criativas a profissionais das finanças ou serviços", afirma Cleary. “Pretendemos oferecer um espaço que seja simpático para diferentes tipos de negócio e respetivas necessidades.”
Um dos designs mais contemporâneos, conhecido como Sagano, tem um look "clean" e moderno com linhas e materiais elegantes, como o aço inoxidável e o vidro temperado, para criar espaços inspirados pela natureza e as quatros estações. “Um exemplo deste design é o Centro de Clarahuus, na Suíça”, diz Cleary. “Tem um aspeto mais profissional, que combina com a área e as empresas que o utilizam.”
O Sagano explora a tendência de design atual, a biofilia: um desejo humano de se aproximar de outras formas de vida na natureza. Ao infundir uma combinação de coisas vivas, padrões naturais e elementos de design inspirados na natureza, os trabalhadores conseguem sentir-se descontraídos, envolvidos e ligados ao mundo à sua volta. “Através da utilização de materiais naturais, incluindo folheados de madeira, iluminação clara e brilhante, criamos um ambiente calmo e produtivo”, declara Cleary.
Outro design da Regus, o Bauhaus, possui um toque mais industrial e é popular entre as start-ups e as empresas mais jovens. “Para as empresas direcionadas para as atividades artistas e criativas, o Bauhaus é ambiente não tradicional e elegante, com uma grande variedade nos tipos de espaço onde pode trabalhar”, explica Cleary. O centro de Brin em Nápoles é, na prática, um ótimo exemplo do Bauhaus: o espaço com estilo pós-industrial com tubagens em aço à vista e escadas em vidro.
3. Não se esqueça dos aspetos básicos
A nova abordagem em relação ao bem-estar do empregado também está a influenciar o design do escritório. Estudos têm demonstrado que a exposição aos azuis e aos verdes pode aumentar a criatividade, ao passo que o vermelho melhora o desempenho de tarefas que exigem atenção ao detalhe.
O mobiliário também não é deixado ao acaso. Um ambiente com linhas curvas (por exemplo, mesas circulares numa sala de reunião ou secretárias com cantos suavizados), está ligado a emoções positivas, que ajudam a criatividade e a produtividade. “Independentemente do modelo de design que utilizamos, cada detalhe é tido em consideração", afirma Sarti.
O Centro de Clarahuus da Regus na Basileia, Suíça, baseia-se no design Sagano
4. Divida o espaço
O passo seguinte no design de um escritório é decidir qual a melhor maneira de dividir o espaço, certificando-se de que cria a mistura certa das áreas de trabalho. O Inquérito de 2016 da Gensler sobre espaços de trabalho do Reino Unido concluiu que 67% dos funcionários se sentem esgotados no final de cada dia de trabalho devido ao ambiente dos seus escritórios e que os trabalhadores seriam provavelmente mais inovadores se tivessem acesso a espaços que suportassem diferentes estilos de trabalho.
Como os ambientes inteiramente em "open-space" deixaram de ser utilizados, os escritórios estão a ser redesenhados para dar lugar a ambientes de trabalho mais variados, conhecidos como trabalho baseado na atividade (ABW, activity-based working), e mais oportunidades para o movimento. “Os escritórios do passado lembram, muitas vezes, as salas de aulas", diz Cleary. “Essa uniformidade tem sido substituída por uma gama diversificada de elementos, incluindo salas de escritórios individuais, cabines de reunião, mesas comuns, mesas de leitura, laboratórios de ideias e salas de reunião.
“A solução é oferecer cada tipo de espaço que o cliente poderia solicitar. Esse mesmo cliente poderá ter necessidades variáveis para espaços diferentes em alturas diferentes. O desafio é estimar corretamente a exigência de cada elemento de forma a que o espaço não esteja nem lotado nem seja subaproveitado.
5. Dê prioridade aos espaços sociais
Outro ponto importante a ter em consideração é o espaço onde não se trabalha. Existem muitas pesquisas que demonstram que as interações, incluindo as reuniões acidentais, por vezes designadas por "colisões criativas", aumentam a produtividade em vez de drenarem os resultados em termos de trabalho. Um estudo de caso citado na revista Harvard Business Review descrevia como eram dados aos empregados crachás sociométricos para seguirem os seus movimentos e interações. Os dados recolhidos durante semanas mostraram que quando um vendedor aumentava as interações com os colegas de outras equipas em 10%, as suas vendas também aumentavam 10%.
Uma decisão simples sobre o local onde as máquinas de café são colocadas pode mostrar-se fundamental em engendrar essas colisões. É por essa razão que a máquina do café e o espaço social estão na parte central de todos os centros de negócios, da China à Colômbia. “Queremos incentivar as interações”, afirma Cleary. “O café está logo à entrada quando chega e esta área está ligada a todas as outras, para que como indivíduo também se possa sentir mais conectado.”
Francis Cleary, Diretor de Projetos de Aberturas de Novos Centros da Regus, Ásia Pacífico
6. Garanta um sentido de pertença
A etapa final implica personalizar o espaço: com materiais, mobiliário e tudo o que envolve a decoração de interiores. É aqui que existe mais margem para dar a cada centro de negócios uma identidade distinta que ressoa com a localidade. No centro de negócios Menara Bousteade, que abriu em 2017 em Penang, na Malásia, mapas antigos de Penang revestem as paredes, ao passo que mosaicos decorativos são de lojas tradicionais da Malásia. “É tudo uma questão de selecionar uma parte da arquitetura local para proporcionar um sentido de pertença”, diz Cleary.
“Seria um erro excluir do design o contributo local”, afirma Sarti. “Os centros da Regus no mundo inteiro poderão estabelecer as mesmas diretrizes de design e visar um padrão e qualidade consistentes, mas utilizam produtos de origem local, estando muito longe da uniformização.”
7. Veja se funciona
Desde sensores debaixo dos computadores de secretária a dispositivos portáteis utilizados pelos empregados, o escritório está a ficar cada vez mais ligado e a definir o modo como os locais de trabalho são pensados. “Dispomos de uma grande variedade de inteligência sobre como os nossos centros são utilizados”, afirma Andre Sharpe, Diretor Executivo de Informação da Regus. “Somos como um laboratório, capazes de monitorizar o modo como os clientes utilizam os nossos produtos e serviços e, em seguida, adaptar e melhorar a sua experiência com base nos resultados.”
Um exemplo é utilizar os dados das reservas para cada componente do escritório, provenientes de outros sites a nível mundial e, em seguida, observar o modo como os clientes utilizam o centro de negócios. “Podemos ver que espaços enfrentam tráfego elevado e em que alturas do dia. Isto ajuda a perceber se as áreas estão a funcionar tão bem como era suposto para os nossos clientes.”
“No futuro, as empresas vão conseguir cruzar informação sobre os movimentos dos empregados com os dados de desempenho”, diz Sharpe. “Os resultados poderiam depois ser analisados para saber de que forma o espaço está a servir os utilizadores e qual o impacto que tem na empresa.”
Sharpe sublinha que embora a privacidade dos dados seja uma consideração crucial, “quando utilizados corretamente, estes serviços ajudam as empresas a criar escritórios personalizados que estimulam o desempenho produtivo e a colaboração".
Cleary e Sarti reconhecem igualmente a importância de utilizar os dados para dar informações sobre o futuro design, além da possibilidade fascinante que isto significa. Segundo Cleary, “O design que projetamos destina-se às empresas, mas também às pessoas. Se pudermos dar às pessoas o que pretendem num espaço de trabalho, antes sequer de elas próprias o saberem, é vantajoso para todos.”
Alexander Garrett é um jornalista freelance britânico que escreve para a imprensa do Reino Unido sobre muitas questões relacionadas com as empresas.
Informação suplementar: Hannah Hudson
Fontes:
(1) https://www.officegenie.co.uk/workplace-happiness-report
(2) http://pdf.savills.com/documents/What_Workers_Want_2016.pdf
(3) https://www.gensler.com/news/press-releases/uk-workplace-survey-2016-findings
