As reuniões são necessárias, mas têm os seus inconvenientes. Por sorte, afirma o futurista Ben Hammersley, os novos avanços na tecnologia oferecem formas inteligentes para minimizar as perturbações
“O inferno”, escreveu Jean-Paul Sartre, “são os outros.” Felizmente para ele, trabalhou principalmente como escritor e não teve necessidade de passar tempo com nada nem ninguém, além da sua máquina de escrever. No entanto, para a maioria de nós, os nossos negócios representam reuniões. Não importa qual seja a área em que trabalhamos – quer estejamos a negociar a venda de um artefacto inestimável ou a receber um novo cliente com um mistério intrigante para resolver – esse negócio acontece entre pessoas. E essas pessoas têm de reunir-se.
Por vezes, estas reuniões são stressantes. Estamos a começar a perceber isso através dos biomonitores wearables. Um colega meu esteve recentemente numa reunião de uma hora com um cliente durante a qual o seu ritmo cardíaco foi sempre superior a 130 batimentos por minuto. Foi mais cansativo fisicamente do que a sua aula habitual de aeróbica.
E, apesar de algum dia poder vir a ser considerado aceitável afirmar que uma negociação estava a sobrecarregar o seu sistema cardiovascular, atualmente não o é. Temos que ter reuniões e lidar com elas. É a atitude correta.
A mudança chegou
Felizmente, quase tudo acerca das reuniões de negócios mudou ao longo da última década. De fatos e salas de reuniões a camisolas com capuz e cafés. De comitivas de pessoas a diversos dispositivos em cima de uma mesa, a natureza da concretização de um negócio está a mudar tão rapidamente como a tecnologia que capacita o resto do mundo.
Vejamos, por exemplo, a inteligência artificial. Reúno com muitas pessoas mas, ao contrário de alguém na minha posição há 50 anos, não tenho uma secretária. Pelo menos não uma humana. Os meus compromissos são agendados pela Amy, uma secretária com inteligência artificial, alojada num servidor na nuvem que se encontra em parte incerta. Faço as apresentações através de e-mail e a Amy (que tem acesso ao meu sistema de calendário online e conhece as minhas preferências em relação às reuniões) assume a organização, respondendo ao meu parceiro de reunião e negociando o local e a hora. A X.ai, a empresa que criou a Amy e o seu alter ego masculino Andrew, encara este tipo de assistência automatizada como o futuro dos funcionários para todos, desde CEOs de topo até vendedores em viagem.
A Amy é fantástica, mas não pode ir comigo às reuniões – afinal de contas, ela não passa de um endereço de e-mail – mas não é difícil imaginar outras tecnologias a assumirem o papel de minha assistente. Apesar de já possuir alguns dos dispositivos Echo de reconhecimento de voz da Amazon em minha casa, este ano a Amazon irá lançar a sua versão empresarial. Com a promessa de uma integração simples com os sistemas digitais da sua empresa, Alexa terá capacidade para questioná-los como se as suas folhas de cálculo fossem pessoas.
A última vez que vi algo assim foi em Star Trek, onde os capitães podiam falar diretamente com as suas naves espaciais para saber a sua localização. Afinal, o seu posicionamento face a um alvo de vendas não é assim tão diferente do posicionamento em relação ao Quadrante Alfa.
Os robôs permitem-lhe falar com os seus colegas cara-a-cara, sem necessidade de estarem na mesma sala
Reuniões através do Messenger
Mas, mesmo o Capitão de Star Trek, Jean-Luc Picard, ainda tinha uma queda pelas reuniões de negócios à moda antiga do século XX, todos tinham que estar na sala ao mesmo tempo. É claro que essa realidade já não se aplica hoje em dia. A tecnologia moderna permite assistir a uma reunião sem estar de facto presente na reunião.
Tenho participado em muitos projetos nos quais os membros da equipa trabalham geograficamente separados uns dos outros, mas se reúnem numa sala de conversa para fazer avançar o projeto. A Slack, a mais moderna dessas plataformas de conversa, é praticamente obrigatória para as novas empresas de alta tecnologia em 2018, mesmo para aquelas que até têm escritórios físicos.
Trabalhar com as pessoas online é psicologicamente interessante de várias formas, em particular pelo facto de a personificação virtual de alguém se tornar mais "real" do que o seu comportamento em pessoa. Consigo reconhecer muitos colegas apenas pela respetiva velocidade de digitação ou estilo de quebra de linha, ou utilização de emojis e imagens animadas – sem conhecer necessariamente o timbre das suas vozes ou saber quão altos são. Os nossos cérebros acrescentam os detalhes e atribuem forma às pessoas online, transformando-as numa realidade mais substancial. Isso, por outro lado, causa calafrios pelo facto de que em muitos dos canais da Slack que utilizo, o número de bots e IAs ser superior ao número de pessoas. Os bots que gerem o meu servidor, e o que gere a minha lista de tarefas, são tão importantes nessa realidade como colegas genuinamente humanos. Exceto o facto de alguns desses bots, para ser-se honesto, serem pessoas mais simpáticas.
Tempo presencial de qualidade
Mas e se preferir falar com os seus colegas presencialmente em vez de falar virtualmente? Existe a videoconferência, naturalmente – tanto através das aplicações FaceTime ou Skype do seu telemóvel, ou utilizando uma "sala de telepresença" futurista (e dispendiosa) – com câmaras de definição ultra elevada e um conjunto específico de mobiliário e ecrãs posicionados de forma exatamente oposta na outra extremidade da ligação.
Acho-as sempre pouco convincentes: não só transmitem uma sensação de falta de naturalidade como também centram a reunião num único ecrã e – devido à forma como segura no seu dispositivo – fazem-no parecer cansado. De facto, em Los Angeles, os cirurgiões plásticos têm estado a oferecer facelifts específicos para o Skype, nos quais as bochechas e os maxilares são encolhidos de forma a terem uma boa aparência a partir do ângulo comum.
Enviem os robôs
Melhor ainda são os robôs de telepresença. São unidades de videoconferência com a sua face projetada digitalmente numa unidade com o tamanho de uma cabeça, a uma altura ergonómica, num sistema com rodas que o utilizador remoto pode pilotar.
Eu poderia estar sentado na Califórnia e movimentar um robô de telepresença no seu escritório, e seria como se eu (ou, pelo menos, uma versão de mim mesmo muito fina, sem mãos e com rodas) estivesse mesmo lá. Eu poderia rodopiar em salas de reuniões e seguir os meus colegas pelos corredores. Acrescente a isto a largura de banda mais rápida prometida pela próxima 5.ª geração e eu poderia até fazer com que o meu avatar saísse com eles do escritório para ir até ao bar.
E não existe nenhum motivo que me impeça de controlar mais de um destes dispositivos ao mesmo tempo, participar de forma robótica numa reunião da direção num lugar, conferenciar com os meus colegas noutro e desfrutar de algumas bebidas em convívio num terceiro lugar – e tudo isto sem ter que vestir umas calças no quarto lugar. Talvez não seja uma abordagem tradicionalmente correta às reuniões, mas é certamente menos cansativa.
